Política de Privacidad y Protección de Datos de Vitrinea

Última actualización: 18 de agosto de 2026

1. Quiénes somos

Vitrinea es un producto tecnológico operado por ITECH SOLUTIONS GROUP S.A.S. (“iTSG”), identificada con NIT 901843670-0, con domicilio en Calle 13 # 24-11, Piso 2, Girón, Santander, Colombia, código postal 687542.

Esta Política describe cómo Vitrinea recopila, utiliza, almacena, comparte, protege y elimina datos personales cuando una persona o empresa utiliza nuestros sitios, aplicaciones, integraciones, APIs, funcionalidades de mensajería o servicios relacionados.

Contacto para asuntos de privacidad:

Correo: contacto@itsg.digital
Sitio corporativo: https://www.itsg.digital/
Producto: https://www.vitrinea.me/

2. Alcance internacional y normativa aplicable

Vitrinea es una plataforma disponible para negocios que pueden operar en diferentes países. Por ello, esta Política se interpreta de acuerdo con las normas de privacidad y protección de datos que resulten aplicables según la ubicación del titular, del Comercio y la naturaleza del tratamiento.

En Colombia, iTech aplica los principios y obligaciones derivados del derecho de hábeas data, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan.

Cuando el tratamiento esté sujeto a otras jurisdicciones, Vitrinea aplicará las obligaciones que correspondan, incluyendo, cuando resulte aplicable:

• el Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea (RGPD/GDPR);
• la normativa de protección de datos del Reino Unido;
• leyes estatales de privacidad de Estados Unidos, incluida la California Consumer Privacy Act (CCPA), según resulte aplicable;
• otras normas de privacidad, protección del consumidor y comunicaciones electrónicas que correspondan.

La mención de estas normas no significa que todas sean aplicables a todas las personas o tratamientos. Los derechos y obligaciones concretos dependen de la jurisdicción y de las circunstancias de cada caso.

3. Definiciones

Para esta Política:

• Vitrinea: la plataforma SaaS, sus portales, APIs, integraciones y servicios relacionados.
• iTech: ITECH SOLUTIONS GROUP S.A.S.
• Comercio: empresa, emprendimiento, profesional o establecimiento que utiliza Vitrinea.
• Usuario autorizado: persona habilitada por un Comercio para administrar u operar Vitrinea.
• Usuario final: cliente, prospecto o persona que interactúa con un Comercio.
• Datos personales: información relacionada con una persona identificada o identificable.
• Tratamiento: cualquier operación realizada sobre datos personales, como recopilación, uso, almacenamiento, transmisión, consulta, actualización o eliminación.

4. Roles de Vitrinea en el tratamiento

El rol de iTech depende del contexto.

4.1. iTech como Responsable o controlador

iTech puede determinar directamente los fines y medios del tratamiento respecto de información necesaria para administrar su propia relación con Comercios y usuarios autorizados, por ejemplo:

• creación y administración de cuentas;
• autenticación y seguridad;
• datos de contacto;
• soporte;
• relación contractual y facturación;
• prevención de fraude y abuso;
• auditoría y cumplimiento;
• comunicaciones operativas del servicio.

4.2. iTech como Encargado o procesador

Cuando Vitrinea procesa información de clientes, prospectos o usuarios finales por cuenta de un Comercio, el Comercio determina las finalidades comerciales principales y Vitrinea procesa los datos conforme a las instrucciones, configuración y uso autorizado por dicho Comercio.

En estos casos, el Comercio es responsable de contar con las bases jurídicas, autorizaciones, avisos y mecanismos de información exigibles frente a sus propios usuarios finales.

5. Datos que podemos tratar

Dependiendo de las funcionalidades utilizadas, podemos tratar las siguientes categorías.

5.1. Datos de Comercios y usuarios autorizados

• nombres y apellidos;
• correo electrónico;
• número telefónico;
• organización, establecimiento o razón social;
• país y datos de contacto comercial;
• roles y permisos;
• información de soporte;
• registros de autenticación, seguridad y auditoría;
• información contractual o de facturación cuando corresponda.

5.2. Datos asociados a WhatsApp Business Platform y Meta

Cuando un Comercio conecta sus activos de Meta o WhatsApp a Vitrinea mediante mecanismos oficiales, podemos tratar:

• identificadores técnicos de Business Portfolio;
• identificadores de WhatsApp Business Account (WABA);
• phone_number_id y otros identificadores de activos;
• identificadores de usuarios o contactos disponibles mediante la plataforma;
• mensajes entrantes y salientes;
• estados de envío, entrega, lectura y error;
• plantillas de mensajes y sus estados;
• eventos y metadatos técnicos de mensajería;
• eventos de autorización, conexión y desconexión;
• referencias de credenciales necesarias para operar la integración.

Vitrinea utiliza la WhatsApp Business Platform / Meta Cloud API oficial como arquitectura de producción. No utiliza WhatsApp Web, scraping de sesiones, automatización por QR o mecanismos no oficiales como arquitectura objetivo.

Cada Comercio mantiene la titularidad y administración de sus propios activos de Meta, salvo acuerdo expreso en contrario.

5.3. Datos conversacionales y comerciales

Cuando el Comercio activa funcionalidades conversacionales, podemos procesar:

• mensajes de texto;
• contexto de conversación;
• productos consultados;
• preferencias expresadas;
• carrito e intención de compra;
• referencias de pedidos;
• información necesaria para resolver solicitudes;
• estados de atención automática o humana;
• eventos técnicos para idempotencia, trazabilidad y reintentos.

5.4. Datos técnicos

Podemos tratar información técnica necesaria para operar y proteger el servicio, como:

• dirección IP;
• identificadores de sesión;
• logs de aplicación;
• timestamps;
• navegador y dispositivo;
• eventos de seguridad;
• identificadores internos;
• telemetría y métricas operativas.

6. Finalidades del tratamiento

Podemos tratar información para:

1. crear y administrar cuentas;
2. autenticar usuarios y proteger accesos;
3. prestar las funcionalidades contratadas;
4. conectar y operar canales oficiales de WhatsApp Business;
5. recibir, enrutar, procesar y enviar mensajes;
6. administrar conversaciones, handoff humano y automatizaciones;
7. gestionar catálogos, carritos, pedidos y funciones comerciales habilitadas;
8. prestar funciones de inteligencia artificial cuando estén habilitadas;
9. detectar fraude, abuso, spam, amenazas y accesos no autorizados;
10. mantener auditoría, observabilidad y trazabilidad;
11. atender soporte;
12. cumplir obligaciones contractuales y legales;
13. mejorar confiabilidad, rendimiento y experiencia mediante información agregada o minimizada cuando sea posible;
14. atender solicitudes relacionadas con privacidad y protección de datos.

7. Bases para el tratamiento

La base jurídica depende del contexto y de la jurisdicción aplicable. El tratamiento puede fundamentarse, según corresponda, en:

• consentimiento o autorización;
• ejecución de un contrato o medidas precontractuales;
• cumplimiento de obligaciones legales;
• intereses legítimos relacionados con seguridad, prevención de fraude, continuidad operativa y mejora del servicio, cuando la normativa lo permita;
• instrucciones documentadas de un Comercio que actúe como Responsable/controlador;
• otras bases autorizadas por la legislación aplicable.

Cuando una jurisdicción exija consentimiento específico, este será solicitado antes del tratamiento correspondiente.

8. WhatsApp, consentimiento y comunicaciones

Los Comercios que utilicen WhatsApp mediante Vitrinea deben cumplir las políticas vigentes de WhatsApp Business Platform y las normas aplicables a comunicaciones comerciales.

El Comercio es responsable de:

• obtener consentimiento u opt-in cuando sea requerido;
• informar claramente la identidad y finalidad de la comunicación;
• usar plantillas y categorías autorizadas;
• atender exclusiones, oposición o revocatoria;
• evitar spam y mensajes engañosos o no solicitados;
• mantener actualizados sus activos y datos empresariales.

Vitrinea puede aplicar límites, bloqueos o suspensiones cuando sea necesario para proteger la plataforma, cumplir la ley o responder a restricciones de Meta.

9. Inteligencia artificial

Cuando un Comercio habilita funciones de inteligencia artificial, partes de una conversación y del contexto necesario pueden ser procesadas por proveedores tecnológicos de IA para:

• interpretar solicitudes;
• generar borradores o respuestas;
• clasificar intención;
• apoyar búsquedas de catálogo;
• asistir procesos de atención;
• resumir o estructurar información.

Vitrinea diseña estas funciones como herramientas de apoyo. La IA puede producir resultados incompletos o incorrectos y no sustituye asesoría profesional regulada.

Aplicamos el principio de minimización: solo debe proporcionarse al modelo la información razonablemente necesaria para la función solicitada.

10. Proveedores, subencargados y terceros

Para prestar el servicio podemos utilizar proveedores tecnológicos, según las funcionalidades habilitadas, tales como:

• Meta Platforms y WhatsApp, para mensajería y activos empresariales;
• Microsoft Azure, para infraestructura, almacenamiento, seguridad y gestión de secretos;
• proveedores de inteligencia artificial;
• proveedores de correo, observabilidad, soporte y servicios técnicos;
• proveedores de pago integrados por el Comercio cuando corresponda.

Estos terceros pueden procesar información de acuerdo con sus propias condiciones y obligaciones.

Vitrinea no vende bases de datos personales como producto.

Si una actividad pudiera considerarse “venta” o “compartición” bajo una normativa específica, Vitrinea habilitará los mecanismos exigidos por dicha norma cuando resulte aplicable.

11. Transferencias internacionales de datos

La naturaleza de los servicios en la nube, Meta, WhatsApp y otros proveedores puede implicar que datos sean procesados en países distintos al país de residencia del titular.

Cuando la legislación aplicable lo requiera, iTech adoptará mecanismos razonables para proteger las transferencias internacionales, tales como acuerdos contractuales, cláusulas de protección de datos, evaluaciones de proveedores u otras salvaguardias legalmente reconocidas.

12. Seguridad

Vitrinea implementa medidas técnicas y organizativas orientadas a proteger confidencialidad, integridad y disponibilidad, incluyendo según corresponda:

• autenticación y autorización;
• aislamiento lógico entre Comercios;
• roles y permisos;
• gestión especializada de secretos;
• validación criptográfica de integraciones;
• auditoría;
• controles contra duplicidad y reenvíos;
• procesamiento asíncrono;
• monitoreo;
• políticas de retención;
• actualización de componentes y controles de seguridad.

Ningún sistema puede garantizar seguridad absoluta. Si ocurre un incidente sujeto a notificación legal, iTech aplicará los procedimientos requeridos por la legislación aplicable.

13. Conservación

Conservamos los datos durante el tiempo razonablemente necesario para:

• prestar el servicio;
• mantener seguridad y trazabilidad;
• cumplir contratos;
• resolver disputas;
• cumplir obligaciones legales, regulatorias, contables o tributarias;
• prevenir fraude y abuso.

Cuando deje de existir una finalidad o base válida de conservación, los datos podrán ser eliminados, anonimizados, agregados o bloqueados según corresponda.

14. Derechos de las personas

Dependiendo de la jurisdicción aplicable, una persona puede tener derecho a:

• conocer o acceder a sus datos;
• solicitar corrección o actualización;
• solicitar información sobre el uso de sus datos;
• solicitar eliminación o supresión;
• retirar o revocar un consentimiento cuando proceda;
• oponerse a determinados tratamientos;
• solicitar restricción del tratamiento;
• solicitar portabilidad cuando corresponda;
• presentar una reclamación ante una autoridad de protección de datos;
• solicitar información sobre categorías de datos y terceros;
• optar por no participar en determinadas formas de venta o compartición cuando la normativa aplicable reconozca ese derecho;
• no recibir trato discriminatorio por ejercer derechos de privacidad, cuando corresponda.

En Colombia, estos derechos incluyen los derivados del hábeas data.

Las solicitudes pueden enviarse a:

contacto@itsg.digital

Para proteger a los titulares, podemos solicitar información razonable para verificar identidad y legitimidad.

Cuando Vitrinea actúe únicamente como Encargado/procesador, puede ser necesario coordinar la solicitud con el Comercio que actúa como Responsable/controlador.

15. Privacidad de residentes de la Unión Europea, EEE y Reino Unido

Cuando el RGPD/GDPR o la normativa equivalente del Reino Unido resulte aplicable, los titulares pueden contar, según las circunstancias, con derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación, oposición, portabilidad y retirada del consentimiento.

Cuando corresponda legalmente, también se informarán las bases jurídicas del tratamiento y los mecanismos aplicables a transferencias internacionales.

La designación de un delegado de protección de datos o representante en una jurisdicción determinada se realizará únicamente cuando resulte legalmente exigible.

16. Privacidad en Estados Unidos

Si una ley estatal de privacidad de Estados Unidos resulta aplicable a Vitrinea o a un tratamiento concreto, atenderemos los derechos y avisos requeridos por esa ley.

Por ejemplo, cuando la CCPA/CPRA resulte aplicable, los residentes de California pueden tener derechos relacionados con conocimiento, acceso, corrección, eliminación, limitación de ciertos usos de información sensible y exclusión de determinadas actividades calificadas legalmente como venta o compartición.

Vitrinea no vende bases de datos personales a terceros a cambio de dinero.

17. Datos sensibles y menores

Vitrinea no está diseñada para recopilar datos sensibles como requisito general.

Los Comercios no deben utilizar la plataforma para tratar datos sensibles o datos de menores sin contar con una base jurídica válida y las garantías reforzadas que exija la legislación aplicable.

18. Cookies y tecnologías similares

Los sitios de Vitrinea pueden utilizar cookies y tecnologías equivalentes para:

• autenticación;
• seguridad;
• funcionamiento técnico;
• preferencias;
• medición o analítica cuando esté habilitada.

Cuando la legislación aplicable exija consentimiento para tecnologías no esenciales, se implementarán mecanismos para solicitarlo.

19. Eliminación de datos

Las instrucciones para solicitar eliminación de datos están disponibles públicamente en:

https://www.vitrinea.me/eliminacion-de-datos

La eliminación de datos en Vitrinea no implica necesariamente la eliminación de Business Portfolios, WABAs, números de WhatsApp, Páginas, cuentas de Instagram u otros activos administrados directamente por el Comercio en Meta.

20. Cambios en esta Política

Podemos actualizar esta Política debido a cambios funcionales, tecnológicos, regulatorios o de proveedores.

La versión vigente estará publicada en esta URL e indicará la fecha de actualización.

Cuando la ley exija una notificación adicional o consentimiento renovado, se aplicará el mecanismo correspondiente.

21. Contacto

Para preguntas o solicitudes relacionadas con privacidad:

ITECH SOLUTIONS GROUP S.A.S.
NIT 901843670-0
Calle 13 # 24-11, Piso 2
Girón, Santander, Colombia 687542
Correo: contacto@itsg.digital
Sitio corporativo: https://www.itsg.digital/
Producto: https://www.vitrinea.me/